Voorgenomen besluit Kerkenraad 7 september 2015 Voorgenomen besluit Kerkenraad 7 september 2015

Inleiding
De kerkenraad van de Protestantse Gemeente Voorschoten (PGV) heeft in haar vergadering op 7 september 2015 een voorgenomen besluit genomen over het kerkgebouw en de benodigde aanpassing daarvan. In de afgelopen twee jaar is alles onderzocht en alle informatie die nodig is om een besluit te kunnen nemen over het toekomstige kerkgebouw van de PGV is nu voor handen. Er liggen schetsplannen die de mogelijkheden van de gebouwen laten zien. Er  zijn globale kostenramingen en er zijn meer concrete verwachtingen omtrent mogelijke opbrengsten uit de verkoop van af te stoten gebouwen. Een besluit is nodig op basis waarvan de uitwerking en realisatie kan gaan plaatsvinden. Deze notitie vat de verzamelde informatie samen en eindigt in een voorgenomen besluit.
De gemeente zal worden gehoord over dit voorgenomen besluit waarna de kerkenraad tot een definitief besluit komt.
Met dit besluit starten we met de voorbereidingen voor de inrichting van de toekomstige ontmoetingsplek van de PGV.

Samenvatting proces tot nu toe
In de toekomstvisie “Groeiend geloof in de toekomst” werd in 2007 aangegeven dat het onvermijdelijk was om uit de 3 wijkgemeenten 1 PGV te laten groeien die uiteindelijk in het centrum van Voorschoten met al haar activiteiten een definitief onderkomen zou moeten krijgen. De PGV heeft inmiddels gestalte gekregen. Dat is niet vanzelf gegaan en nog steeds is er hier en daar verlangen naar het verleden. De tijd staat echter niet stil en de veranderingen zoals in 2007 al geschetst, gaan door. Van alle voorstellen die toen zijn gedaan rest nu nog het besluit rondom de keuze voor het kerkgebouw met nevenruimten.
 
Dat de PGV op termijn de last van alle gebouwen niet meer kan dragen is evident en wordt niet bestreden. Sinds 2007 hebben achtereenvolgens een aantal commissies geadviseerd over die te maken keuze. Op 24 juni 2013 heeft dat geleid tot het besluit van de kerkenraad van de PGV om te kiezen voor de Dorpskerk. Belangrijke argumenten voor die keuze waren de centrale ligging in het Dorp waarmee de kerk midden in de gemeenschap staat, behoud van het historische gebouw dat voor iedereen (ook niet kerkelijken) als kerk herkenbaar is en de verwachting dat het moeilijk te verkopen is en de andere gebouwen meer opbrengen. Er was wel een voorwaarde dat herinrichting en verbouwing zowel financieel als bouwtechnisch haalbaar moest zijn. Die voorwaarde was belangrijk omdat op dat moment nog niet volledig kon worden overzien wat de haalbaarheid van het realiseren van het pakket aan wensen was.
Er werd een commissie “De Nieuwe Dorpskerk” (DNDK) aangesteld die de haalbaarheid moest onderzoeken en een advies moest uitbrengen aan de kerkenraad over een programma van eisen en hoe dat gerealiseerd kon worden.
Nadat het programma van eisen was opgesteld op basis van heel veel gesprekken met gemeenteleden en door de kerkenraad was vastgesteld, is met hulp van een architect een schetsplan voor de Dorpskerk gemaakt. De commissie heeft daarover in september 2014 haar eerste advies uitgebracht. De kostenraming voor het volledig realiseren van dat programma van eisen kwam uit op circa 1,5 miljoen euro.
De kerkenraad heeft daarom gevraagd een aantal onderdelen nader te onderzoeken om meer zicht te krijgen op mogelijke faseringen of varianten van het schetsplan en de kosten daarvan. Dit nadere onderzoek was in januari 2015 gereed.
Op het moment dat deze onderzoeken waren afgerond was er helaas, vanwege de financiële en economische crisis van de afgelopen jaren, geen realistische verwachting van de mogelijke opbrengsten van af te stoten gebouwen. De opbrengsten zijn nodig voor de financiering van de verbouwing.
 
Vanwege de hoogte van de investering en de onzekerheid over de financiële draagkracht van de PGV op dat moment heeft de kerkenraad op 29 januari 2015 besloten een keuze uit te stellen tot er meer zicht was op de financiële kaders waarbinnen een besluit genomen kon worden. Het College van Kerkrentmeesters (CvK) heeft vervolgens enkele gespecialiseerde makelaars om advies gevraagd en momenteel worden de gebouwen middels een onderhandse inschrijving te koop aangeboden om zicht te krijgen op de te verwachten opbrengsten nu de markt weer lijkt aan te trekken.
Voorts heeft de kerkenraad besloten om de tijd goed te gebruiken en nog een aanvullend onderzoek te laten doen om de haalbaarheid van verbouwingen in de toren van de Dorpskerk vast te stellen. Ook werd besloten na te gaan wat de kosten zouden zijn van een verbouwing van het Kruispunt op basis van het reeds eerder vastgestelde programma van eisen.
In de kerkenraad van 2 juli zijn de resultaten van die aanvullende onderzoeken gepresenteerd en op 5 juli is na de kerkdienst de gemeente hierover geïnformeerd. Alle informatie om een besluit te nemen is nu voorhanden.

Programma van eisen
De commissie DNDK heeft een programma van eisen opgesteld dat in de kerkenraad is vastgesteld. Dat programma van eisen is niet zo maar een wensenlijstje. Het is tot stand gekomen na consultatie van veel gemeenteleden.
Inmiddels is er ook in 2015 een beleidsplan gemaakt waarin een schets wordt gegeven van wat de PGV voor gemeente is en wil zijn. Ook dat dient als basis voor de definitieve vaststelling van het te realiseren programma van eisen. Het is van het begin af aan duidelijk geweest dat dit programma van eisen niet gerealiseerd kan worden zonder verbouwing en zonder kosten te maken. Dat is niet verwonderlijk want we concentreren alle functies uit drie gebouwen in één gebouw en we hebben drie wijken met elk een historie, ervaringen en ontwikkeling, samengevoegd tot één PGV. In het definitieve onderkomen willen we graag het beste van de diversiteit aan ervaringen, gewoontes en ontwikkelingen voortzetten en verder uitbouwen. We bouwen immers voor de toekomst en niet voor het verleden. Omdat de toekomst zich nog moet ontvouwen willen we ruimte hebben ons te kunnen aanpassen aan wat de toekomst ons brengt.
Eén van de belangrijke elementen van het programma van eisen is daarom het flexibel kunnen gebruiken van alle ruimten, zowel de kerkzaal als de nevenruimten met voldoende vierkante meters per ruimte. Het gebouw met de ruimten daarbinnen zijn het kader voor wat wij er kunnen doen. Het is daarom belangrijk ons zelf niet tekort te doen, uiteraard in redelijkheid en binnen onze (financiële) mogelijkheden. Er is ook nadrukkelijk gepleit voor een open uitstraling omdat we als PGV ons niet naar binnen willen keren maar in contact willen staan met de gemeenschap om ons heen. Ook dat staat in het programma van eisen en is bevestigd in het beleidsplan.
 
Kijken we naar het huidige gebruik van het Kruispunt tijdens de dienst op zondag, dan blijkt dat er 1 ruimte gebruikt wordt voor de crèche, 2 voor de twee nevendienstgroepen en 1 voor de jongerennevendienst. Na de dienst wordt de hal van de Werf en de grote zaal gebruikt als ontmoetingsruimte waar blijkt dat die oppervlakte volledig wordt gebruikt. Uit dit gebruik blijkt dat het aantal ruimtes in het programma van eisen realistisch is. Er is ook niet op in te leveren omdat de activiteiten die gelijktijdig plaatsvinden niet gecombineerd kunnen worden. Daarmee wordt bevestigd dat het programma van eisen reëel en niet te ruim bemeten is.
 
Het programma van eisen gaat uit van de volgende ruimtes die nodig zijn:

  1. kerkzaal flexibel te gebruiken voor diverse vormen van vieringen en bijeenkomsten met een capaciteit van minimaal 400 mensen.
  2. 4 nevenruimtes voor nevendiensten, crèche, vergaderruimte
  3. 1 kantoorruimte annex kopieerruimte
  4. keuken faciliteit en 2e uitgifte punt
  5. entreeruimte en garderobe ruimte
Financiën
Uit de gepresenteerde plannen blijkt dat het afhankelijk van de variant ca 1.5 miljoen euro kost om het gewenste programma in de Dorpskerk te realiseren.
 
Is dit een reden om te overwegen alsnog voor Het Kruispunt te kiezen?
In principe is de ruimte in het Kruispunt immers aanwezig. Echter, uit de studie die gedaan is blijkt dat ook voor het Kruispunt geldt dat het gebouw geoptimaliseerd en gemoderniseerd moet worden. Het gebouw is in minder goede staat van onderhoud dan de Dorpskerk en met name de bijgebouwen zijn zeer gedateerd. De routering in het gebouw is niet optimaal, en de hoogteverschillen op de begane grond zijn soms letterlijk een struikelblok. De kerkzaal kent dode hoeken en is eenzijdig gericht en door z’n vorm minder flexibel in gebruik dan de zaal van de Dorpskerk. Modernisering van het gebouw vraagt vroeg of laat ook een forse investering. Het schetsplan van de architect laat zien dat de kosten daarvoor circa 1,3 miljoen euro bedragen.
 
Samengevat komt het voorgaande er op neer dat we ongeacht welk gebouw gekozen wordt, een bedrag van circa 1 à 1,5 miljoen euro moeten investeren om het aan onze wensen aan te passen.
 
Kunnen we ons dat veroorloven?
Het CvK heeft van deskundigen informatie over de opbrengstpotentie van de gebouwen. In combinatie met onze financiële positie is de conclusie dat de financiële ruimte die ontstaat na verkoop van Het Kruispunt en de overige gebouwen een investering van die omvang mogelijk zou moeten maken. In het geval van behoud van Het Kruispunt en verkoop van de Dorpskerk en de andere gebouwen lijkt dit minder zeker. Bedragen worden nu niet nader genoemd in verband met onze onderhandelingspositie. De onderhandse inschrijving van beide kerkgebouwen Dorpskerk en Kruispunt gaat via de erfgoed makelaar nog meer inzicht  geven in de marktwaarde van de kerkgebouwen.
 
Gelet op de verwachte financiële ontwikkeling van onze PGV is het verstandig om niet al ons geld op te maken aan het gebouw. Dat zal dan ook niet gebeuren en het is verantwoord om geld dat vrij komt met verkoop van een deel van het bezit, weer te investeren in het gebouw dat ons definitieve onderkomen wordt. Daarmee kan de PGV dan jaren vooruit.
Bij de keuze voor verkoop van Het Kruispunt blijft er naar verwachting voldoende geld over voor de PGV in de komende jaren.

Conclusie Gebouw
Het besluit in 2013 om te kiezen voor de Dorpskerk was een goed besluit en is nu nog beter onderbouwd. Er is een programma van eisen dat staat, er is gekeken naar alternatieven voor wat betreft de gebouwen en de financiële situatie is tegen het licht gehouden. Er is dus niets dat ons in de weg staat om nu een definitief plan uit te werken voor de aanpassing van de Dorpskerk.

Opdracht voor maken definitief plan
Wat de architect tot nu toe heeft gemaakt is een schetsplan van de mogelijkheden. Enkele mogelijkheden zijn door de architect in 3 modellen verder verkend. De eerste stap die nu gezet moet worden is het maken van een definitief ontwerp. Wél ligt de vraag voor of we de nevenruimtes in de toren gaan zoeken of in het vergroten van de Hoeksteen. Qua kosten maakt het niet veel uit. Gelet op een optimaal gebruik van de nevenruimtes is het vergroten van de Hoeksteen de beste optie. De kerkenraad kiest daarom als basis voor het maken van een definitief ontwerp voor de verbouwing van de Dorpskerk voor model 2 uit december 2014, waarvan de belangrijkste kenmerken zijn:
  • Vergroten van de Hoeksteen met een bovenverdieping.
  • Een vlakke vloer in de kerkzaal.
  • Twee balkons in de kerkzaal grenzend aan twee zalen op de eerste verdieping van het westwerk.
  • Aanpassen van de begane grond van het westwerk en de toren in relatie tot de kerkzaal.
 
Gaan we nu dit plan van de Architect exact uitvoeren en nemen we zijn schetsplan 1 op1 over?
Nee, het is een goede basis om tot een definitief plan te komen. Er moet nauwkeurig gekeken worden of het goedkoper kan door hier en daar andere keuzes te maken. Er zijn diverse optimalisaties mogelijk in het schetsplan van de architect.
Een belangrijk aandachtspunt is bijvoorbeeld de huisvesting voor de jeugd, zowel op zondag als door de week, zij moeten een plek in het gebouw krijgen dat zo is ingericht dat ze zich er thuis voelen.

Onzekerheden
Staat alles nu dan vast? Nee, er moet nog veel werk worden verricht. Het zogenaamd definitief ontwerp (verder te noemen DO) moet leiden tot een definitieve kostenraming. Wetende wat de varianten kosten en de onzekerheidsmarges daaromheen, moet een maximum bedrag voor de uitwerking worden meegegeven.
Gelet op de verwachte financiële positie van de PGV wil de kerkenraad een bedrag van maximaal 1,5 miljoen euro inclusief BTW als randvoorwaarde mee geven.
Als het plan klaar is, is pas te zien of en tegen welke kosten het programma van eisen kan worden gerealiseerd. Het besluit tot starten van de uitvoering kan dan ook pas daarna genomen worden onder voorwaarde dat de verkoop van de gebouwen moet zijn gerealiseerd voor de bedragen, die wij nu inschatten. Er moet immers voldoende financiële ruimte zijn.
Ook is er nog de onzekerheid of de Gemeente Voorschoten akkoord gaat met de nodige bouwtechnische ingrepen in de toren en Hoeksteen en of er planologisch meegewerkt wordt aan het aanpassen van de Hoeksteen. Met het voorgenomen besluit wordt dus nog niet besloten tot het starten van de bouw, maar tot het voorbereiden daarvan.

Wat zijn de vervolgstappen
De kerkenraad maakt haar voorgenomen besluit bekend aan de gemeenteleden, die om een reactie worden gevraagd. De bekendmaking gaat via de kerkklok, de weekbrief en de website. De gemeenteleden kunnen schriftelijk reageren maar ook mondeling tijdens een aan te kondigen gemeenteavond op 29 oktober 2015.
Daarna neemt de kerkenraad - gehoord hebbende de gemeente - een definitief besluit.
Vervolgens kan opdracht gegeven worden voor het maken van een DO en kostenraming  en moet een commissie ingesteld worden die dat proces begeleidt, met de architect keuzes maakt en de afwegingen voorlegt aan de kerkenraad.
Het is ook belangrijk dat de gemeenteleden betrokken worden bij dit traject en zich enthousiast gaan inzetten voor geldwerving en/of het bouwproces.
Er is een tweede commissie nodig die zich met de communicatie tijdens het bouwproces bezig gaat houden en een derde commissie die de geldwerving voor haar rekening neemt. De kerkenraad zal hier voorstellen voor uitwerken.

Overbrugging
Er gaat nog wel enige tijd overheen voordat de verbouwing kan starten. Er is minimaal een half jaar nodig voor de voorbereiding daarvan (ontwerp en aanbesteding). Bovendien moet de financiering geregeld zijn. Dat is zoals gezegd mede afhankelijk van de voortgang van de verkoop van de andere gebouwen en/of mogelijkheden van voorfinanciering.
Bij een aantal mensen leeft de wens om weer in de Dorpskerk te kerken. Nu wij inmiddels bijna twee jaar in het Kruispunt kerken en er zicht komt op de definitieve verhuizing naar de Dorpskerk, is het de vraag of we nog een periode terug zouden willen keren naar de Dorpskerk om vervolgens weer te gaan kerken in het Kruispunt tijdens de verbouwing.
Er vóór pleit dat we tegemoet komen aan het verlangen van een aantal gemeenteleden. Er tegen pleit dat het tijdelijk van aard is, er eerst investeringen gedaan moeten worden om het gebouw brandveilig te maken en we ruimte tekort komen als we ook alle (jeugd)activiteiten willen meeverhuizen.
 
Het voorstel is daarom niet tijdelijk te verhuizen naar de Dorpskerk, maar nu te gaan werken aan het zo snel als mogelijk realiseren van de definitieve huisvesting.
Overigens is de kerkenraad zich er van bewust dat het kan gebeuren dat er een periode is dat zowel Dorpskerk als Kruispunt niet beschikbaar zijn. Dan zal naar bevind van zaken gehandeld moeten worden.

Voorgenomen besluit
Alles overwegende neemt de kerkenraad zich voor het volgende te besluiten:
 
  1. Te kiezen voor het verbouwen van de Dorpskerk en het realiseren van het programma van eisen binnen de eerder genoemde financiële randvoorwaarden.
  2. Opdracht te verlenen tot het maken van een definitief ontwerp (DO) en een definitieve kostenraming met als maximum 1,5 miljoen incl. BTW.
  3. Voor het DO als uitgangspunt te kiezen model 2 uit december 2014 van de architect en die met definitieve kostenraming aan de kerkenraad ter vaststelling voor te leggen.
  4. Definitief opdracht te verlenen aan het CvK voor de verkoop van Het Kruispunt, De Ontmoeting en de Groene Kikker en de verkoopbesluiten aan de kerkenraad ter instemming voor te leggen. (Voor De Ontmoeting en de Groene Kikker is dat reeds gebeurd).
  5. Het moderamen opdracht te geven een bouwcommissie samen te stellen en voorstellen uit te werken voor het vervolg (met bijvoorbeeld een  geldwervingscommissie en een communicatiecommissie) en deze aan de kerkenraad voor te leggen.
  6. Tot na de verbouwing van de Dorpskerk in Het Kruispunt te blijven kerken, zo lang dat mogelijk is.
  7. Passende ruimte te zoeken voor activiteiten in Noord Hofland na verkoop van De Ontmoeting.
 
Kerkenraad PGV, 7 september 2015
 

terug