Kort verslag Vergadering Kerkenraad KR-07 d.d. 21-09-2017 Kort verslag Vergadering Kerkenraad KR-07 d.d. 21-09-2017

        
DNDK
-        De CDO en het moderamen hebben uitgebreid met de architect gesproken over de vraag hoe het kon gebeuren dat de ramingen zo ver boven het budget in de opdracht uitstegen. De architect beloofde o.a. een ander calculatiebureau in te schakelen en nieuwe plannen te presenteren die passen binnen de eisen die we oorspronkelijk hadden afgesproken. Deze plannen liggen in deze vergadering ter tafel.
-        De CDO  neemt ons aan de hand van tekeningen mee in het proces van de afgelopen jaren en hoe de ontwikkelingen sinds 2014 hebben geleid tot de huidige situatie. De plannen werden steeds aangepast, door voortschrijdend inzicht maar ook door de vergunningsprocedure waardoor er door (steeds nieuwe) eisen van de gemeente veel extra onderzoek moest worden gedaan en plannen moesten worden aangepast.
-        De laatste plannen van de architect worden door de voorzitter (Arend-Jan Eshuis) gepresenteerd (deze presentatie is te vinden op de website). Het gaat om mogelijke scenario’s voor de Hoeksteen, de Kerkzaal en het Westwerk. Er zijn diverse bouwblokjes die op verschillende manieren gecombineerd kunnen worden tot 1 pakket. Op die wijze kan per bouwblokje een keuze worden gemaakt om binnen het maximum bedrag van 1,5 mln euro te blijven.
De kerkenraad gaat in groepjes uiteen om de volgende punten te bespreken:
o   Bepaal je favoriete pakket voor Hoeksteen, kerkzaal en westwerk
o   Geef aan welke opties je belangrijk vindt, en maak hier een ordening in.
Daarna peilt de voorzitter de meningen.
De Kerkenraad besluit dat dit ook een goede werkwijze is voor de gemeenteavond op 26-9 en besluit tevens om dit na de kerkdienst op 1 oktober te herhalen (een verslag hiervan staat elders in de Kerkklok).
-        Stand van zaken gebouwen en financiën.
De Rabobank is bereid een overbruggingskrediet te verstrekken indien nodig. Maar ook de commissie geldwerving kan binnenkort weer actief worden, bijv. voor duurzaamheid en akoestische maatregelen. Voor de verkoop van het Kruispunt zou het kunnen dat we afscheid gaan nemen van de huidige projectontwikkelaar. In de Groene Kikker is een bezichtiging geweest.
Wat verder ter tafel komt.
-        De kerkenraad stelt de jaarrekeningen 2016  van de PGV en de diaconie definitief vast. Het CvK en het college van diakenen worden gedechargeerd voor het gevoerde beheer.
-        De gemeenteavond op 26-10 over het rapport van Suzan ten Heuw wordt besproken. Ook diverse commissies worden uitgenodigd om (op papier) hun mening te geven. Dit alles dient als input voor een uitgebreide bespreking en beleidsvorming door de kerkenraad op 4 november (retraite).
-        De CvK stelt voor om de vacature voor de predikantsplaats die op 1 maart 2017  is ontstaan door het vertrek van ds. Hanna Smit, voorlopig op te heffen. De PGV betaalt namelijk maandelijks een aanzienlijk bedrag voor die vacature, terwijl we nog niet weten of en hoe we die gaan invullen. Als we die vacature voor de predikantsplaats opheffen, hebben we nog steeds de mogelijkheid om de vacature in te vullen op een manier die bij onze gemeente past. De opheffing kan indien nodig ongedaan worden gemaakt. De kerkenraad stemt in met het voorstel.
-        Er zijn nieuwe kopieerapparaten in de Werf. Hier zijn codes voor nodig, die worden uitgegeven door Anton Meijer.
-        Ds. Tabitha Moyo (uit Zambia, die al enkele malen bij ons op bezoek is geweest) heeft gehoord dat ze in Leuven mag promoveren, maar heeft daar fondsen voor nodig. Anitder Hoeve vraagt wie van ons kennis heeft hoe ze dit kan aanpakken.
 

 
Verslag vergadering Kerkenraad 22 augustus 2017 Verslag vergadering Kerkenraad 22 augustus 2017

Wijzigingsvoorstellen voor de kerkorde (consideraties)
Als vervolg op eerdere consideraties heeft de synode heeft verdere wijzigingsvoorstellen voorgelegd m.b.t. wijziging van de kerkorde. Die worden besproken a.h.v. 10 punten. De kerkenraad stemt in met deze consideraties en steunt het streven naar meer flexibiliteit in de kerkorganisatie. Zodra dit definitief door de synode is goedgekeurd, zal de kerkenraad bespreken of en hoe de Plaatselijke Regeling van de PGV moet worden aangepast.  
 
Adviesrapportage ds Suzan ten Heuw
De kerkenraad neemt  met veel belangstelling kennis van het rapport ‘Staat van de Protestantse Gemeente Voorschoten’ van ds. Suzan ten Heuw. In het rapport stelt zij indringende vragen naar de identiteit van onze gemeente en doet ze interessante aanbevelingen ten aanzien van pastoraat, liturgie en theologie, gemeenteopbouw en binding met de dorpsgemeenschap. In de discussie die volgt, blijkt dat het rapport veel herkenning oproept. De kerkenraad wil graag verder bouwen op basis van dit rapport. In de komende maanden zullen we het rapport bespreken binnen onze gemeente, o.a. op een gemeenteavond op 26 oktober, waarover berichtgeving in de Kerkklok en website zal plaatsvinden.
De voorzitter bedankt Suzan voor al haar werk. Het is goed om een spiegel voorgehouden te krijgen. Het is een rijke oogst van ruim een half jaar: een grondig rapport waar we goed mee verder kunnen. Met dit rapport heeft Suzan haar werkzaamheden voor de PGV afgerond. Ze krijgt bloemen en een boekenbon.
Het integrale rapport is bij de scriba op te vragen of rechtstreeks te downloaden op de website http://www.pgvoorschoten.nl/kerkenraad.
 
DNDK Status update
Het architectenbureau (VHA) heeft een nieuwe kostencalculatie gemaakt, waaruit blijkt dat het bedrag van 1,5 miljoen aanzienlijk overschreden wordt. Door architect en CDO zijn voorstellen gedaan om te bezuinigen en te versoberen, o.a. een verkleining van de Hoeksteen. Het CDO is van mening dat de nieuwe plannen nog aan het programma van eisen voldoen. Ook met de voorliggende versoberingsvoorstellen blijft het bedrag niet binnen 1,5 miljoen euro. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden. Een aantal kerkenraadsleden spreekt zijn/haar verbazing en teleurstelling uit. Er moet opnieuw met de architect worden gesproken. In de volgende kerkenraadsvergaderingen zal dit opnieuw worden geagendeerd om tot besluitvorming te komen. Om de gemeente te informeren en te horen, wordt er een aparte gemeenteavond over dit onderwerp gehouden op 26 september.
 
Stand van zaken m.b.t. het onroerend goed
De deadline verkoop Kruispunt (oorspronkelijk 1 juli) is uitgesteld naar september, dan is er opnieuw een gesprek met projectontwikkelaar en het College van B&W. Als er dan nog geen akkoord is, wordt overwogen het Kruispunt opnieuw in de verkoop te brengen.
 
Wat verder ter tafel komt
Het nieuwe jaarthema is Gein. Dit thema wordt op startzondag (17 september) geïntroduceerd.
Wim Faber is  in november een aantal weken afwezig. Hans van Kempen gaat hem in die periode vervangen.
Karel de Vries maakte tot nu toe 2x per jaar het dienstrooster (waarvoor Jan Dool het predikantenrooster aanlevert). Omdat hij in september aftreedt, wordt een opvolger gezocht. Dia Kruizinga neemt het van hem over.

 
Bericht aan de gemeente: Adviesrapport ds. Suzan ten Heuw Bericht aan de gemeente: Adviesrapport ds. Suzan ten Heuw

Op 22 augustus j.l. heeft ds. Suzan ten Heuw haar rapport over de staat van de Protestantse Gemeente te Voorschoten (PGV)  aangeboden aan de kerkenraad. In februari j.l is zij  begonnen als interim-predikant (voor 40%) met een speciale opdracht. De opdracht luidde:
1. Adviseer over de opzet van een (ver)nieuwe(nde) vorm en organisatie van het pastoraat binnen de PGV.
2. Organiseer samenbindende activiteiten binnen de gemeente, in het bijzonder voor de doelgroep jonge gezinnen en leden in de leeftijd van 25 - 50 jaar.
3. Verken mogelijkheden voor binding met de dorpsgemeenschap.
4. Maak de "staat van de PGV" op en breng advies uit over de invulling van de  vacature (na het vertrek van ds. Smit) na afloop van de opdracht.
 
De kerkenraad heeft  met veel belangstelling kennis genomen van het rapport en waardering uitgesproken voor het werk dat Suzan ten Heuw heeft verricht. In het rapport stelt zij indringende vragen naar de identiteit van onze gemeente en doet ze interessante aanbevelingen ten aanzien van pastoraat, liturgie en theologie, gemeenteopbouw en binding met de dorpsgemeenschap.
In de komende maanden zullen we het rapport bespreken binnen onze gemeente. De planning daarvoor is als volgt:
 
- september: publicatie van het rapport, plaatsing op de website van de PGV; verzoek aan de diverse  colleges  en commissies binnen de PGV om het rapport te bespreken en een reactie te geven.
- 26 oktober: gemeenteavond, waar ds. Suzan ten Heuw het rapport zal toelichten
- 4 november: retraite van de kerkenraad; voorbereiden van de besluitvorming over invulling van de vacature
- 12 december: gemeenteavond, waarin de kerkenraad de voorstellen n.a.v. het adviesrapport met de gemeenteleden bespreekt.
 
Arend-Jan Eshuis (vz)

 
Verslag Vergadering Kerkenraad KR05 van 27 juni 2017 Verslag Vergadering Kerkenraad KR05 van 27 juni 2017

Voortgang DNDK
De kleur van de stenen is bepaald. 20 gemeenteleden hebben een voorkeursstem uitgebracht.
Ron Verduijn heeft het Definitief Ontwerp gepresenteerd.
Het duurzaamheidrapport is besproken. Voorstel: de Hoeksteen energieneutraal, in de kerkzaal de vloerverwarming standaard op 13 graden, een grondwarmtepomp i.c.m. de bestaande gasketel. Uitbreiding van het baarhuisje leek nodig maar kreeg geen akkoord van de gemeente. Het wordt nu anders opgelost (het gedeelte wat de lucht gaat opwarmen komt in het kanalen systeem in de kerk).
Het geluidsprobleem in de kerkzaal wordt veroorzaakt door geluidsgolven die elkaar uitdoven en/of versterken door weerkaatsing via de wanden. Er zullen absorberende vlakken aangebracht moeten worden. Verder zullen 2 geluidssystemen worden uitgetest.
De laatste kostenberekening van de architect kwam fors boven 2 miljoen euro terwijl het calculatiebureau eerder een veel lagere berekening had geleverd. De architect moet nu een voorstel doen dat binnen het afgesproken bedrag van 1,5 miljoen (ex. duurzaamheidsvoorzieningen) blijft, met versobering van de kerkzaal en verkleining van de Hoeksteen. Dit wordt in augustus en september in de kerkenraad besproken.  
Er komt een (derde) Weekbrief Special als aanloop naar de gemeenteavond (26 september).
 
Onroerend goed
De Ontmoeting is verkocht maar kan in elk geval tot 1 maart 2018 worden gebruikt. Dit gebouw was al onttrokken aan erediensten. Het idee is om mogelijk een “steunpunt”/ruimte open te houden voor een aantal activiteiten van ca 40 tot 50 vierkante meter (met kookfaciliteiten). De vraag daarbij is voor hoeveel jaar we dit nodig zullen hebben. Ruimte huren is een optie. Alle materialen in de Ontmoeting moeten worden bekeken, bijv. alle muziekinstrumenten maar ook liturgische kleden en het wandkleed.

Predikanten
De kerkenraad stemt in met het voorstel het contract met ds. De Boer voor 50% met een half jaar te verlengen. Eind december hoort hij hoe het na 1 febr. verder gaat. Wat betreft de preekbeurten: ds. De Boer gaat in deze periode 5 keer voor. Zijn focus ligt bij het pastoraat. NB. ds. Bert Boter gaat volgens de regelgeving (en naar genoegen) 34 keer per jaar voor.
Het contract van Suzan ten Heuw eindigt op 1 september. Haar eindrapportage wordt in augustus door de kerkenraad besproken en daarna aan de gemeente voorgelegd.
 
W.v.t.t.k.
Piet Eilander zal in september aftreden als voorzitter van de kerkenraad. Arend Jan Eshuis gaat het voorzitterschap overnemen.
De kerkenraad spreekt n.a.v. binnengekomen brieven over de dienst (het morgengebed) op 2 juli in de Dorpskerk. Deze viering is georganiseerd voor allen die niet naar de Parkdienst kunnen of willen gaan. Ds Bert Boter is dan met vakantie, andere predikanten zijn op deze zondag niet beschikbaar. Om toch zoveel als mogelijk een gewone kerkdienst mogelijk te maken, is deze voorbereid en uitgeschreven door ds Bert Boter. Ouderling Babs van der Schoot zal de tekst van ds Bert Boter voordragen.
Wim Faber over de paaltjes rondom de oprit naar het Kruispunt: vanaf 1 juli oprijden langs de winkel van Gall en Gall. Vertrekken via de winkel van Waardenburg. Er komt daar een paal die naar beneden kan klappen. In de keuken zal daarvoor een sleutel hangen. 

 
Verslag Vergadering Kerkenraad KR 16 mei 2017 Verslag Vergadering Kerkenraad KR 16 mei 2017

Agendapunten
DNDK. De oorspronkelijke planning van het definitieve ontwerp en -kostenraming (eind april) moest wegens ziekte van de architect worden bijgesteld tot juni. De verwachting is dat de kostenraming het maximum bedrag zal overstijgen. In dat geval zal de CDO een voorstel doen van bezuinigingen. Daarna heeft de KR minimaal 2 vergaderingen nodig om tot een besluit te komen (juni en september). Om die reden wordt de aangekondigde  gemeenteavond van juni wordt verplaatst tot na de zomervakantie. Om de gemeente te informeren zal er eind juni/ begin juli een nieuwe Weekbrief Special verschijnen.
Op 12 mei zijn de -hopelijk- laatste stukken voor de WABO-aanvraag naar de gemeente gegaan. Vanaf dat moment heeft de gemeente 8 (+6) weken de tijd voor een besluit (tussen 7 juli en 18 augustus), daarna ligt het dit besluit 6 weken ter inzage. Als er geen nieuwe wijzigingen of gegronde bezwaren komen, kan de aanbesteding daarna worden gedaan.
Begin mei is het duurzaamheidsrapport verschenen (van DWA). Het CDO doet een oproep of er mensen zijn die willen meelezen. Een paar kerkenraadsleden zijn hiervoor beschikbaar.
Op 23 mei is de architect aanwezig met stenen om een keuze te maken; de gemeente is uitgenodigd om tussen 2 en half 3 hun voorkeur uit te spreken.
Op 30 mei wordt het rapport van het geluidsbureau besproken met de betrokken deskundigen uit onze gemeente. Doel is om maatregelen te nemen om akoestiek op orde te krijgen,
Er wordt al een aantal voorbereidingen getroffen voor de bouw, o.a. het snoeien voor de prunus.
Tot slot moet nog een gedetailleerd bestek worden gemaakt (door de architect) zodat de aanbesteding meteen kan plaatsvonden zodra de kerkenraad het definitieve besluit heeft genomen. De Commissie van Kerkrentmeesters heeft hiertoe aan de architect (VHA) een opdracht verstrekt. 

Evaluatie en vooruitblik kerkdiensten
De paasdienst wordt geëvalueerd en een aantal binnengekomen brieven besproken.
Met Pinksteren is er de mogelijkheid voor mensen om zichzelf of hun kind(eren) te laten dopen
Tijdens de pinksterdienst wordt de jaarlijkse pinkstergroet naar de RK- en Engelse kerk gebracht. Dit jaar gaat er voor het eerst ook een pinkstergroet naar alle andere kerken in Voorschoten.  

Jaarrekeningen
De jaarrekening wordt door de penningmeester van de Commissie van Kerkrentmeesters (Pim Oskam) toegelicht en door de kerkenraad vastgesteld onder voorbehoud van definitieve goedkeuring van de financiële controlecommissie. De stukken liggen drie weken bij de scriba ter inzage. Een samenvatting komt in de Kerkklok. De kerkenraad dankt de Commissie van Kerkrentmeesters voor haar werk.
De jaarrekening van de diaconie wordt door de penningmeester (Ronald Gerrits) toegelicht en door de kerkenraad vastgesteld onder voorbehoud van definitieve goedkeuring van de financiële controlecommissie. Ook deze stukken liggen drie weken bij de scriba ter inzage en een samenvatting komt in de Kerkklok. De kerkenraad dankt de leden van de diaconie voor hun werk.  

Update uit de diverse geledingen van de kerkenraad, o.a. het pastorale beraad en het College van kerkrentmeesters. Steeds meer mensen maken gebruik van elektronische kerkbalans (ca 450). De kerkenraad bespreekt -en stemt in met- een zorgvuldig proces van opschonen van het overige adressenbestand.

De classisstructuur wordt conform een synodebesluit vernieuwd. De nieuwe classis vraagt aan (oude) classis Leiden om 4 (nieuwe) afgevaardigden (te weten ambtsdragers). Zij moeten in staat zijn om organisatorisch mee te denken met het opzetten en invullen van de nieuwe classis. Mensen die belangstelling hebben, dienen een motivatie te schrijven. Uit alle mensen worden er uiteindelijk 4 gekozen. De kerkenraad besluit om deze vraag voor te leggen aan onze gemeente door een stukje in de Kerkklok.

 
KR41, 7 sept 2016_verslag samenvatting (vastgesteld in Kerkenraad op 11 okt 2016) KR41, 7 sept 2016_verslag samenvatting (vastgesteld in Kerkenraad op 11 okt 2016)

1. Emeritaat ds Hanna Smit en daardoor ontstane vacature
- Ds Hanna Smit kondigt aan na lang overwegen besloten te hebben vervroegd met emeritaat te willen gaan.  Op 19 februari in de ochtenddienst is de afscheidsdienst. Een commissie met gemeenteleden uit de verschillende wijken gaat dit voorbereiden.
 

lees meer »
 
Samenvatting notulen KR40, 9 juni 2016 Samenvatting notulen KR40, 9 juni 2016

Van de Kerkenraad
Samenvatting Kerkenraad 9 juni 2016 (KR40), notulen vastgesteld 7 september 2016.
* Opening a.h.v. gebed uit het Liedboek (p. 894)
* Discussie over gastpredikanten, die het liturgieprotocol van de PGV niet altijd letterlijk volgen. Besluit om degene belast met het organiseren van gastpreekbeurten, uit te nodigen in het Moderamen en KR, om te praten over “hoe het gaat” en over het beleid van de PGV m.b.t. gastpredikanten.

lees meer »
 
Samenvatting notulen, 20 april 2016 Samenvatting notulen, 20 april 2016

Van de Kerkenraad
Samenvatting Kerkenraad 20/04/2016 (KR39), notulen vastgesteld 9 juni 2016.
Naar aanleiding van het predikantenberaad veel gesproken over de voorbereiding van Pinksteren, eerste gedachtegangen rond de gemeentemiddag (gepland 24 september) waarvoor deelnemers aan brainstormsessies worden uitgenodigd, de Parkdienst (26 juni), waarmee het jaarthema “Groeien” wordt afgesloten. Er wordt ook met mw. Tabitha Moyo (uit Zambia) gesproken voor nog een gastpreekbeurt. Telefoonwacht wordt geregeld wegens overlap in vakanties van ds Hanna Smit en ds Anki Peper, terwijl ds Bert Boter nog ziek is.

lees meer »
 
Gang door de dienst; toelichting op de liturgie Gang door de dienst; toelichting op de liturgie

U vindt hier de definitieve versie van de notitie “Gang door de dienst; toelichting op de liturgie” zoals deze is vastgesteld in de Kerkenraadsvergadering van 28 januari 2016. De in deze vergadering gedane voorstellen tot aanpassing van de tekst zijn in deze versie verwerkt.

 
Samenvatting van de vergadering van de kerkenraad op 18 november 2015. Samenvatting van de vergadering van de kerkenraad op 18 november 2015.

Bij de opening schrijft ieder iets op over haar/ zijn beleving bij de viering van het Avondmaal. De Commissie Kerkdiensten zal met deze opmerkingen verder nadenken over de viering van het Avondmaal: welke vorm past bij welke beleving.
Voortgang plannen DNDK: Ingekomen brieven zullen worden samengevat en beantwoord. Volgende stappen: Er zal voor zowel de verbouwing van de kerkzaal als van de Hoeksteen verder worden gewerkt met bureau Van der Hogenvest Architecten. Er is nu een Definitief Besluit over de verbouwing en verdere stappen moeten worden gezet. Dwz: er moeten vier commissies worden gevormd – Commissie Voorlopig en Definitief Ontwerp; Commissie Geldwerving; Commissie Communicatie; Klankbordgroep. Hiervoor moeten vervolgens mensen worden gezocht.
Er volgt een presentatie Groene Kerk. De Kerkenraad spreekt de intentie uit om eisen van duurzaamheid mee te nemen bij de bouwplannen.
Scriba secundus, ds. Hanna Smit

 
Besluit DNDK van de Kerkenraad, 18 nov 2015 Besluit DNDK van de Kerkenraad, 18 nov 2015


In de vorige Kerkklok heeft u het voorgenomen besluit van de kerkenraad omtrent de gebouwen kunnen lezen. Inmiddels heeft de gemeenteavond op 29 oktober jl plaatsgevonden, en hebben 5 gemeenteleden schriftelijke reacties ingediend. De gemeenteavond werd goed bezocht, en er is veel informatie uitgewisseld. Het verslag van de gemeenteavond kunt u nalezen op de website; het verslag ligt ook ter inzage op verschillende punten in het Kruispunt.
 
De vragen en opmerkingen op de gemeenteavond en de schriftelijke reacties in ogenschouw nemend, kan geconcludeerd worden dat er een breed draagvlak is voor het besluit te kiezen voor de Dorpskerk. Er is ook breed draagvlak voor het aanpassen van het gebouw.
Een aantal mensen heeft echter een ander standpunt dan de kerkenraad over de noodzaak en omvang van de voorgestelde aanpassingen. Er zijn ook zorgen over de hoogte van de investeringen, en over de wijze waarop het traject verder zal worden aangepakt. De kerkenraad heeft in de toelichting op het voorgenomen besluit uitvoerig uiteen gezet waarom de aanpassingen nodig zijn.
 
Kort gezegd, het uitgangspunt voor de aanpassingen is het Programma van Eisen, dat geformuleerd is na uitgebreide consultatie van de hele gemeente. Centraal in het PvE staat de noodzaak voor de gemeente in het hebben van voldoende, flexibel in te richten ruimte(s) voor onze diverse kerkelijke activiteiten, nu en in de te anticiperen toekomst. De dagelijkse praktijk van de afgelopen maanden, met de zeer drukke bezetting van huidige ruimtes, heeft ook uitgewezen dat het Programma van Eisen een realistische weergave is van wat wij nodig hebben voor onze kerkelijke activiteiten.
 
De kerkenraad acht het ook verantwoord om het genoemde bedrag voor deze verbouwing te reserveren, omdat er nog voldoende financiële ruimte over blijft om in onze kerkelijke activiteiten te investeren. Die ruimte ontstaat mede door de verkoop van de andere gebouwen waar de kerkenraad ook toe besloten heeft.
De reacties op de gemeenteavond noch de schriftelijk ingediende reacties werpen een ander licht op het voorgenomen besluit.
De kerkenraad neemt de suggesties voor het vervolgtraject ter harte, en zal in de wetenschap dat wij het met vrijwilligers moeten doen, zo snel mogelijk een goed toegeruste projectgroep samenstellen, die met de architect gaat werken aan een definitief ontwerp. Zodra de planning met de architect is afgesproken en vastgesteld, zal dit kenbaar worden gemaakt. De ingezonden suggesties voor de verbouwing zullen nog nader bekeken worden, en - waar mogelijk – betrokken worden in het definitief ontwerp. Uitgangspunt blijft echter het realiseren van het Programma van Eisen binnen de gestelde randvoorwaarden.
Alles overwegende heeft de kerkenraad in haar vergadering van 18 november het volgende besluit genomen:
 
1. Het verbouwen van de Dorpskerk en het realiseren van het programma van eisen binnen de eerder genoemde financiële randvoorwaarden.
2. Opdracht te verlenen tot het maken van een definitief ontwerp (DO) en een definitieve kostenraming met als maximum 1,5 miljoen incl. BTW.
3. Voor het DO als uitgangspunt te kiezen model 2 uit december 2014 van de architect, en die met definitieve kostenraming aan de kerkenraad ter vaststelling voor te leggen.
4. Definitief opdracht te verlenen aan het CvK voor de verkoop van Het Kruispunt, De Ontmoeting en de Groene Kikker en de verkoopbesluiten aan de kerkenraad ter instemming voor te leggen. (Voor De Ontmoeting en de Groene Kikker is dat reeds gebeurd).
5. Het moderamen opdracht te geven een bouwcommissie samen te stellen, en voorstellen uit te werken voor het vervolg (met bijvoorbeeld een  geldwervingscommissie en een communicatiecommissie), en deze aan de kerkenraad voor te leggen.
6. Tot na de verbouwing van de Dorpskerk in Het Kruispunt te blijven kerken, zo lang dat mogelijk is.
7. Passende ruimte te zoeken voor activiteiten in Noord Hofland na verkoop van De Ontmoeting.
 
Namens de Kerkenraad,
Scriba PG Voorschoten – Ralph Dykstra

P.S. Namen van gekwalificeerde kandidaten voor werk in de projectgroep(en) om de bouw te begeleiden, kunnen doorgegeven worden aan de scriba.
 

 
Verslag Gemeenteavond 29 okt 2015 Verslag Gemeenteavond 29 okt 2015

Verslag Gemeente-avond, 29 oktober 2015 (KR 34), vastgesteld door Kerkenraad, 18/11/2015
 

1. Opening door Piet Eilander, voorzitter kerkenraad
 

2. Beleidsplan Jeugd door Hans den Braven en Renate Rozemuller
Onlangs is het beleidsplan voor de hele gemeente opgesteld, dit is een uitwerking daarvan op jeugd. De jeugd heeft de toekomst, we hopen dat zij later de volwassen leden zijn. Dat is niet vanzelfsprekend. Daarom dit plan. Moet je jongeren bieden wat ze willen om ze maar binnenboord te houden? Nee, we willen uitgaan van de kracht van de gemeente, van daaruit hebben we iets te bieden. Belangrijk dat het als een Gemeente gedragen wordt, want ieder kan daar een rol in vervullen. Voor verbinding tussen jong en oud. Als 1 gemeente naar de toekomst, vanuit de ogen van de jeugd.

Beleidsplan komt ook op de website.


Doelen in beleidsplan:
Onderlinge relaties
Jongeren komen vaker naar de kerk als zij daar hun vrienden tegenkomen. Je wilt hen een stevige basis meegeven om uit te kunnen vliegen. Goed om te weten dat ze op ons kunnen terugvallen.
Overlevering van onze geloofstradities
Plaatst ons in de lijn van generaties voor en na ons, daar maken we deel van uit en leren we van. Jongeren zijn hard op zoek om de grote wereld een beetje behapbaar te maken. Het is ons om hen die bagage mee te geven, zodat ze zelf verder kunnen.
Maatschappelijke betrokkenheid/diaconaat.
“Wij zijn Zijn handen”. Jongeren een diaconale houding aanleren waarbij woorden als barmhartigheid, rechtvaardigheid en rentmeesterschap centraal staan.
 
We werken verticaal en horizontaal. Relatie met God en relatie met jezelf.

0-4 jaar: visueel ingesteld en hechten aan vaste rituelen. Bijvoorbeeld een paaskaars die altijd brandt. Pilot: vieren in de crèche
4-8 jaar: In vieringen en kindernevendienst op een speelse manier kennis maken met geloofstradities en rituelen.
8-12 jaar: Het verbonden voelen met de gemeente wordt steeds belangrijker en minder vanzelfsprekend. Ze worden kritischer in wat ze geloven. Rock Solid: spelletjes rond thema’s zoals vriendschap etc. Basiscatechese: vertellen en bevragen over geloof en wat hun vragen zijn. Overstapviering van kindernevendienst naar jongeren.
12-16 jaar: Leeftijd Provider eens per maand.. Jongeren willen ergens bij horen. Dat kunnen we hen bieden. Ze zijn sterk bezig hun wereld te ordenen. Ze leren abstracter te denken en zijn in staat om de diepere laag in de Bijbel te begrijpen. Mooie discussies.
16-20 jaar:  Soms passen ze op in de crèche. Verder gaan ze studeren en vliegen uit. We houden op andere manieren contact en proberen hun mijlpalen mee te vieren (zoals kadootje met verjaardag).
 
De jeugd dragen doen we samen. Handjes nodig: intekenen op formulier met gegevens en voorkeur.
 

3. Toelichting op de Begroting van de PGV – door Jaap Maan.
korte les in balans lezen in < 10 minuten.
Conclusie: De verkoopopbrengst van de drie gebouwen (Ontmoeting, Groene Kikker , Kruispunt) zou voldoende moeten zijn om het Programma van Eisen uit te voeren en om nog een reserve over te houden om de te verwachten tekorten van de komende jaren te kunnen opvangen.

4. Voorgenomen besluit KR 7 september 2015.
Is gepubliceerd in de Kerkklok, op de website en verspreid via mail en in de kerk.
De Dorpskerk wordt de kerk van de PGV.
29 januari 2015 besluit KR tot uitstel van definitief besluit, onzekerheid haalbaarheid.
Vervolg onderzoek naar haalbaarheid:
Historisch onderzoek naar de toren, om er achter te komen, of bij aanpassingen daarvan belemmeringen voor de gemeentelijke vergunningverlening kunnen ontstaan.
Financiën (verwachting opbrengsten)
Kruispunt wellicht toch alternatief als we er niet uitkomen?
 

Voornemen:
Realiseren Programma Van Eisen in de Dorpskerk
Opdracht geven voor definitief ontwerp, kosten verbouwing maximum 1,5 mln
Model 2 als referentie nemen
Verkoop andere gebouwen starten
Commissies voor vervolg samen stellen
Blijven kerken in het Kruispunt
Zoeken naar ruimte in Noord Hofland.
 

Planning definitief besluit:
Gemeenteavond 29 oktober 2015.
Reacties verzamelen.
Reactietijd tot zondag 8 november.
Besluit kerkenraad op 18 november.
Aan de slag!!
 

Vragen uit plenaire discussie:
Is er een tijdslimiet? Stel dat het 5 jaar duurt voor het gebouw verkocht wordt. Tijdslimiet is nog niet gesteld. Plan wordt definitief gemaakt.
 
Je kunt nog nadenken over andere mogelijkheden van financiering. Overbruggingshypotheek lijkt lastig. Maar kan evt. naar gekeken worden als het lang duurt voordat een gebouw wordt verkocht.
 
Gaan de vergunningen er komen? Dat weet je nooit zeker. Inmiddels zijn er wel voldoende gesprekken gevoerd met  het college en met ambtenaren. KR heeft vertrouwen dat de vergunningen er gaan komen.
 
Er is concrete belangstelling geweest voor enkele gebouwen, dit is nu even weg. Op dit moment is er geen concrete partij. Wel is een makelaar ingeschakeld die kopers zoekt.
 
Hou rekening met duurzaamheid en hergebruik van materialen bij de verbouwing.
 
Waarom moet de vloer vlak zijn en waarom kunnen de banken niet blijven staan? Als je de vloer vlak maakt heb je veel meer mogelijkheden in het gebruik. En voor andersoortige vieringen.
 
We gaan uit van 400 personen en het maakt het prijzig. Is dat wel nodig? Kun je er ook anders mee omgaan, dubbele diensten etc? Soms is het wel nodig om 400 mensen te kunnen herbergen, dit is ook afgelopen jaar . gebleken. Kosten vanwege het aantal is niet het grootste probleem.
 
Behoefte aan meer informatie over de volgende stappen. Snel aan de slag en tempo maken. Er zijn een paar mensen nodig die een bouwcommissie vormen en die samen met de architect de plannen maken. Hopelijk in een aantal maanden. Er zijn wel mensen nodig die er de tijd in willen steken. Daarna is geld nodig om te kunnen starten, of wellicht eerst alleen met een eerste fase te starten.
 
Vraag over parkeervoorziening bij de Dorpskerk. Nu is er ruimte naast de Hoeksteen om te parkeren en dat blijft mogelijk. De meeste auto’s zullen op enige afstand geparkeerd moeten worden.
 
Waarom een 2e verdieping op de Hoeksteen? Om de 2e verdieping erop te zetten moet de Hoeksteen iets groter gemaakt worden. Je kunt ‘m niet zoveel groter maken dat je daar ook de extra ruimtes op de begane grond kunt maken.
 
Dhr. H. Lubbers heeft een tekening gemaakt met een gelijkvloerse uitbreiding van de Hoeksteen met 50m2. . Dan kun je ondergronds opslagruimte maken. Naar beneden toe kost veel meer dan naar boven toe. Deze tekening wordt betrokken bij definitieve tekeningen om te kijken wat daarvan mogelijk is.
 
Waarom  kopen we niet een huis bij de kerk? Dat is bestemd voor wonen en daar mag je niets anders mee, of het is te klein en dan heb je er niet veel aan. En een huis moet je nog steeds verbouwen.
 
Er is bewondering geuit voor alle mensen die zich hier zo actief voor inzetten.
 


5. Afsluiting met Vesper – door ds Anki Peper
schriftlezing en meditatie over 1 Petrus 2: 4-5, over de “levende stenen” van de nieuwe Gemeente van Christus
- visualisatie geestelijk “bouwen voor de toekomst” met meegenomen stenen van allerlei vormen en formaten (foto’s van het bouwwerk op de website van de PGV)

 
Voorgenomen besluit Kerkenraad 7 september 2015 Voorgenomen besluit Kerkenraad 7 september 2015

De kerkenraad van de Protestantse Gemeente Voorschoten (PGV) heeft in haar vergadering op 7 september 2015 een voorgenomen besluit genomen over het kerkgebouw en de benodigde aanpassing daarvan.

lees meer »
 
Kort verslag kerkenraad 7 september 2015 Kort verslag kerkenraad 7 september 2015

Aan de hand van een notitie over de gebouwen heeft de kerkenraad een (voorgenomen) besluit genomen, waarover op 29 oktober de gemeente zal worden gehoord. De definitieve notitie is inmiddels gepubliceerd in Kerkklok, weekbrief en op de website.

lees meer »
 
Kort verslag kerkenraad 2 juli 2015 Kort verslag kerkenraad 2 juli 2015

De architect presenteerde tijdens deze vergadering een schetsontwerp voor de aanpassing van het Kruispunt aan het programma van eisen zoals opgesteld door de Commissie De Nieuwe Dorpskerk. Op vragen van kerkenraadsleden werd een toelichting gegeven door de architect. Begin september zal de kerkenraad een besluit nemen over de verdere ontwikkelingen. Op 5 juli is de gemeente geïnformeerd over de huidige stand van zaken. Deze is opgenomen in de rubriek De Nieuwe Dorpskerk op de website (voortgang).

 
Kort verslag kerkenraad 11 juni 2015 Kort verslag kerkenraad 11 juni 2015

Tijdens deze vergadering van de kerkenraad was ds. Kees Waardenburg als observant/coach aanwezig. Op de agenda stonden het Hoogliedproject, de jaarrekeningen 2014 en de stand van zaken m.b.t. de gebouwen.

lees meer »
 
Kort verslag kerkenraad 22 april 2015 Kort verslag kerkenraad 22 april 2015

De kerkenraad heeft intensief gesproken over het onderwerp Jeugd en jongeren, ter voorbereiding op een beleidsplan Jeugd. De jeugdouderling en de jongerenwerker hebben de discussie richting gegeven met behulp van de vragen: Wie zijn we als kerk? Waar gaan we naar toe? En wat willen we de jongeren bieden?

lees meer »
 
Verslag gemeentebijeenkomst 15 maart 2015 Verslag gemeentebijeenkomst 15 maart 2015

Na afloop van de kerkdienst op 15 maart jl. heeft de kerkenraad een bijeenkomst belegd om met de gemeenteleden bij te praten over een tweetal onderwerpen, nl. over de kerkgebouwen en over het beleidsplan. 

lees meer »
 
Kort verslag kerkenraad 3 maart 2015 Kort verslag kerkenraad 3 maart 2015

Het beleidsplan is gereed; de kerkenraad bedankt de commissie hartelijk voor  het verrichte werk en het resultaat. De kerkenraad heeft een aantal activiteiten afgesproken ter uitwerking van het beleidsplan, die als eerste worden aangepakt. Uitgangspunt vormen de vier kernwoorden: verwelkomen, voeden, delen en geven; en het motto van het beleidsplan: vanuit ons hart en met LEV.

lees meer »
 
Kerkenraadsbesluit over De Nieuwe Dorpskerk, 29 januari 2015 Kerkenraadsbesluit over De Nieuwe Dorpskerk, 29 januari 2015

Op 29 januari heeft de Kerkenraad uitgebreid gesproken over de verbouwingsplannen rondom de Dorpskerk. De genomen besluiten hierover treft u in dit bericht aan.

lees meer »
 
Kort verslag kerkenraad 29 januari 2015 Kort verslag kerkenraad 29 januari 2015

Met het voorstel van de Commissie De Nieuwe Dorpskerk en de reacties uit de gemeente heeft de kerkenraad een aantal besluiten genomen, die worden toegelicht in een stuk, dat wordt gepubliceerd met de weekbrief en in de Kerkklok. Deze notitie treft u hierboven apart aan.

lees meer »
 
Gemeenteavond 19 januari 2015 Gemeenteavond 19 januari 2015

Op 19 januari werd in de Dorpskerk een gemeenteavond gehouden met als hoofdthema het nieuwe Beleidsplan 2014 - 2018: Lev: Vanuit ons hart en met Lef.

lees meer »
 
Kort verslag kerkenraad 18 december 2014 Kort verslag kerkenraad 18 december 2014

Het architectenbureau heeft zijn aanvullende opdracht voor de Dorpskerk afgerond en een aantal verschillende opties gepresenteerd. Deze zijn uitgebreid toegelicht en besproken in de kerkenraad.

lees meer »
 
Kort verslag kerkenraad 28 oktober 2014 Kort verslag kerkenraad 28 oktober 2014

Het in ontwikkeling zijnde beleidsplan 2015-2018 en de toekomstvisie van de diaconie stonden centraal in deze vergadering. Ook het collecteplan is besproken, evenals de zorgen van een aantal gemeenteleden over de veranderingen als gevolg van het samengaan naar één vierplek.

lees meer »
 
Kort verslag Kerkenraad 24 september 2014 Kort verslag Kerkenraad 24 september 2014

Met de opbrengst van de vorige kerkenraadsvergadering en de gemeenteavond van 15 september heeft de kerkenraad afspraken gemaakt voor het vervolgtraject voor de Nieuwe Dorpskerk.

lees meer »
 
Kort verslag Kerkenraad 4 september 2014 Kort verslag Kerkenraad 4 september 2014

De Commissie De Nieuwe Dorpskerk (DNDK) en de architecten van bureau Van de Hoogevest hebben tijdens deze vergadering het schetsontwerp voor de kerk met de kerkenraad besproken.

lees meer »
 
Kort verslag Kerkenraad 26 mei 2014 Kort verslag Kerkenraad 26 mei 2014

Een vooruitblik naar de aanpak van kerkbalans, de jaarrekening van de Protestantse Gemeente Voorschoten en het Programma van eisen van de Nieuwe Dorpskerk waren belangrijke agendapunten.

lees meer »
 
Kort verslag Kerkenraad 23 april 2014 Kort verslag Kerkenraad 23 april 2014

Tijdens deze vergadering heeft de kerkenraad de planning vastgesteld voor De Nieuwe Dorpskerk in de komende maanden. Deze zijn erop gericht het programma van eisen vast te stellen en uit te laten werken in een schetsontwerp. Dit zal in de zomer, na bespreking in de Kerkenraad, worden gepresenteerd aan de gemeente in een gemeentevergadering. Verder heeft de kerkenraad input geleverd aan het beleidsplan. De Facebookpagina is in de lucht en de kelder wordt 25 april heropend.

 
Verslag gemeenteavond 20 maart 2014 Verslag gemeenteavond 20 maart 2014

Meer dan 100 mensen kwamen op 20 maart naar de Gemeenteavond die in kerkgebouw De Ontmoeting werd gehouden. Tijdens deze informatieve en geanimeerde avond kwamen drie onderwerpen aan de orde: (1) het nieuwe beleidsplan voor de Protestantse Gemeente Voorschoten (PGV), (2) de voortgang van het project De Nieuwe Dorpskerk (dndK) en (3) Sociale media.
 

lees meer »
 
Kort verslag Kerkenraad 4 maart 2014 Kort verslag Kerkenraad 4 maart 2014

De kerkenraad heeft o.a. gesproken over De Nieuwe Dorpskerk en het andere vastgoed, over de ontwikkeling van het nieuwe beleidsplan, het gebruik van social media en over de verhuizing van de jongeren naar de kelder onder de Werf.

lees meer »
 
Kort verslag Kerkenraad 20 januari 2014 Kort verslag Kerkenraad 20 januari 2014


De eerste  vergadering van dit jaar was in een nieuwe samenstelling. Aan het eind van de vergadering hebben de vertrokken ambtsdragers afscheid genomen met een persoonlijk dankwoord van de voorzitter.
 

lees meer »
 
Kerken in Kruispunt tot gereedkomen Dorpskerk Kerken in Kruispunt tot gereedkomen Dorpskerk

Beste gemeenteleden van de PGV,

In juli 2013 heeft de Kerkenraad het besluit genomen om in de toekomst samen verder te gaan in de Dorpskerk. De overgrote meerderheid van de gemeenteleden begrijpt deze noodzakelijke stap en accepteert dat, soms met pijn in het hart. De commissie De Nieuwe DorpsKerk (DNDK) is inmiddels bezig voorstellen te maken voor aanpassing van  de Dorpskerk zodat we straks ons allen daar als één gemeente thuis zullen voelen. Met dit kerkgebouw als thuisbasis willen we de toekomst in.

Het besluit van de kerkenraad om vanaf 1 januari 2014 tot het beschikbaar komen van de aangepaste Dorpskerk te gaan kerken in het Kruispunt is voor sommigen moeilijk te begrijpen. We krijgen daar reacties over, bijvoorbeeld met het verzoek om nog een tijd om-en-om in Kruispunt en Dorpskerk te kerken, zoals in 2013. Andere reacties gaan over de vraag of het wel noodzakelijk is de Dorpskerk aan te passen.

We willen bij dezen graag nog een keer toelichten waarom we besloten hebben vanaf 1 januari 2014 de eredienst in Het Kruispunt te houden totdat de Dorpskerk in aangepaste vorm klaar is voor gebruik..

De belangrijkste reden is dat we graag vanaf 1 januari a.s. samen definitief één ongedeelde PGV willen zijn. Het is daarvoor nodig dat we gaan erkennen dat we niet meer kunnen spreken over “de mensen uit de andere wijk” of over “ons gebouw waar de anderen best bij in kunnen”. We willen dat we op gelijke voet met elkaar voelbaar één gemeente worden. Dat gaat niet zo maar. Ervaringen in andere gemeenten leren ons dat het zeker niet lukt als voor een deel van de gemeente het gevoel blijft bestaan dat er niets verandert. Er verandert wat voor ons allemaal. Iedereen zal los moeten komen van de eigen vertrouwde omgeving c.q. kerkgebouw.

De mensen uit de wijk Ontmoeting stoppen op 1 januari definitief met de kerkdiensten in hun vertrouwde kerk  en dat is niet voor iedereen gemakkelijk. Maar het is een noodzakelijke en grote stap. Het is begrijpelijk dat zij het liefst een vaste vier-plek willen.

We willen graag dat ook de kinderen zich in de kerk thuis voelen. De wens van de gezamenlijke Kindernevendiensten is daarom te zorgen voor een vaste vertrouwde omgeving voor de kinderen.

De mensen van het Kruispunt nemen afscheid van hun vertrouwde kerk op het moment dat de Dorpskerk klaar is, vast ook met weemoed. En de mensen van de Dorpskerk laten zo op 1 januari a.s. hun vertrouwde omgeving los om later terug te keren in de aangepaste Dorpskerk waar wij allemaal dan zeer welkom zijn in het gebouw dat dan van ons allemaal is.

Hoewel ondergeschikt, is er ook een praktische reden om niet voor een wisselende plek te kiezen; het is dan bijvoorbeeld niet nodig om de liedboeken of ander materiaal iedere keer te verplaatsen.

Om bovengenoemde redenen kerken we vanaf 1 januari in het Kruispunt en hoeft er later nog maar één keer te worden verhuisd. Zo lang de gebouwen nog beschikbaar zijn, worden zij overigens nog wel gebruikt voor andere activiteiten dan de zondagse eredienst.

We weten nog niet precies hoe lang de voorbereidingen en realisatie van de aanpassingen zullen duren. Daarvoor vragen we uw begrip. De commissie DNDK is in ieder geval voortvarend aan de slag. Zij maken ook dankbaar gebruik van uw suggesties en ideeën. We zullen u goed op de hoogte houden van de voortgang en planning.

En we zijn ervan overtuigd dat we straks een hele mooie Dorpskerk hebben waar we nog vele jaren met veel plezier samen gemeente zullen kunnen zijn.

We hopen dat de bovenstaande uitleg zal bijdragen aan uw begrip.

 

Namens de Kerkenraad

Piet Eilander

Voorzitter.

 
Nieuwe regeling PGV Nieuwe regeling PGV

Per 1 januari 2014 zal een nieuwe plaatselijke regeling van de PGV worden ingevoerd, die ontstaan is uit een recente evaluatie van de huidige werkwijze. Bovendien wordt rekening gehouden met de nieuwe situatie die op 1 januari ontstaat.

De regeling zal worden toegelicht in de gemeentevergadering van 30 oktober a.s. De reacties van gemeenteleden uit die vergadering worden meegenomen in de definitieve besluitvorming van de Kerkenraad op 20 november a.s.

Hieronder vindt u gegevens van de (nu nog concept) regeling:

Korte toelichting

Uitgebreide toelichting

Plaatselijke regeling

 

 
Informatie van (het Moderamen van) de Kerkenraad

Informatie van (het Moderamen van) de Kerkenraad

Hier vindt u informatie van en over zowel het Moderamen van de Kerkenraad als de Kerkenraad zelf zoals:

  • Algemene mededelingen;
  • Algemene documenten;
  • Goedgekeurde korte verslagen van vergaderingen;
  • Uitnodigingen voor bijvoorbeeld gemeentevergaderingen.

In verslagen van Moderamen en Kerkenraad komt nogal eens vertrouwelijke infomatie voor (namen. e.d.). Daarom is besloten de volledige verslagen vanaf november 2013 niet meer op het volledig open internet (c.q. de PGV-site) te plaatsen. Belangstellende gemeenteleden kunnen ze inzien bij de scriba.

Voor verdere informatie  en inzage van verslagen kunt u terecht bij de scriba:

Ralph Dykstra
Chopinlaan 68
2253 BW  Voorschoten
tel.: 0646417123
email

 
Verslagen van de Kerkenraad Verslagen van de Kerkenraad

Eerdere verslagen van de vergaderingen van de kerkenraad zijn hier in te zien.

lees meer »
 
Verslagen Breed Moderamen (BM) van de Kerkenraad Verslagen Breed Moderamen (BM) van de Kerkenraad

Eerdere verslagen van de vergaderingen van het Breed Moderamen (BM) zijn hier in te zien. Vanaf december 2013 kent de Protestantse Gemeente Voorschoten geen Breed Moderamen meer. Per 1 januari 2014 functioneert het moderamen, met als belangrijkste taak het voorbereiden van de kerkenraadsvergaderingen.

lees meer »